国有企业文件材料归档办法
国家档案局
国有企业文件材料归档办法
（2004年1月20日发布施行）
第一章 总 则
第一条 为规范国有及国有控股企业（以下简称企业）文件材料的归档工作，完整、系统保存企业档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，制定本办法。
第二条 归档的企业文件材料是指企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。
第三条 企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。
第四条 企业文件材料归档工作应纳入企业各项工作计划，纳入企业领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。
第五条 企业各部门专（兼）职档案人员负责所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向档案部门归档。
第六条 企业档案部门负责本企业及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。
企业应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档的应由有关单位追究当事人或部门的责任。
第二章 归档范围
第七条 企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围（见附件《国有企业文件材料归档范围》）。
第八条 归档文件材料的来源：
（一）本企业内部形成的文件材料；
（二）本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；
（三）本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；
（四）本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；
（五）本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；
（六）本企业执行、办理的外来文件材料。
月 第九条 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
第三章 归档时间
第十条 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
第十一条 工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
第十二条 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
第十三条 企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
第十四条 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
第十五条 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
第十六条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第十七条 下列文件材料应随时归档：
（一）变更、修改、补充的文件材料；
（二）企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
（三）企业产权变动过程中形成的文件材料；
（四）其他临时活动中形成的文件材料。
第四章 归档要求
第十八条 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
第十九条 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
文件材料归档后不得更改。
第二十条 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
第二十一条 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
第二十二条 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
第二十三条 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
第二十四条 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
有合同、协议规定的，按其要求执行。
第二十五条 各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。
第二十六条 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
附件：国有企业文件材料归档范围
一、党群工作形成的文件材料
（一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。
（二）党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。
（三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。
（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。
（五）专业学会、协会工作，群众团体活动。
二、行政管理工作形成的文件材料
（一）企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。
（二）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更。
（三）企业领导班子活动。
（四）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。
（五）法律事务，纪检监察，公证工作。
（六）审计工作。
（七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。
（八）职工教育与培训工作。
（九）医疗卫生工作。
（十）后勤福利，住房管理。
（十一）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。
（十二）外事工作。
三、经营管理工作形成的文件材料
（一）企业改革，经营战略决策。
（二）计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。
（三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资、股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。
（四）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。
（五）企业信用管理，形象宣传。
（六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。
（七）财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。
（八）物资采购、保存、供应和流通。
（九）经营业务管理，服务质量管理。
（十）境外项目管理。
（十一）招投标项目管理。
四、生产技术管理工作形成的文件材料
（一）生产准备、生产组织、调度工作。
（二）质量管理，质量检测和质量控制工作。
（三）能源管理。
（四）企业管理现代化和信息化建设，科技管理。
（五）生产安全，消防工作，交通管理。
（六）环境保护、检测与控制。
（七）计量工作。
（八）标准化工作。
（九）档案、图书、情报工作。
五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料
A 工业企业
（一）产品的市场调研、立项论证、设计。
（二）产品的工艺、工装、试制、加工制造。
（三）产品的检验、包装。
（四）产品的销售与售后服务。
（五）产品鉴定、评优。
（六）产品质量事故分析及处理。
B 非工业企业
（一）业务项目的研发与形成。
（二）业务项目的经营。
（三）业务项目的保障与监督。
六、科学技术研究工作形成的文件材料
（一）、科研项目的调研、申报立项。
（二）、科研项目的研究、试验。
（三）、科研项目的总结、鉴定。
（四）、科研项目的报奖、推广应用。
七、基本建设和技术改造工作形成的文件材料
（一）基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作。
（二）基建项目和技术改造项目的设计。
（三）基建项目和技术改造项目的施工。
（四）基建项目和技术改造项目的监理。
（五）基建项目和技术改造项目的竣工和验收。
（六）基建项目和技术改造项目的评奖、创优。
（七）基建项目的使用、维修、改建、扩建。
（八）事故分析和处理。
八、设备仪器管理形成的文件材料
（一）购置设备、仪器的立项审批，购置合同。
（二）设备、仪器的开箱验收或接收。
（三）设备、仪器的安装调试。
（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废。
（五）事故分析和处理。
九、会计工作形成的文件材料
（一）会计凭证。
（二）会计账簿。
（三）财务报告及报表。
（四）其他文件材料。
十、职工个人管理形成的文件材料
（一）职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料。
（二）职工的鉴定、考核。
（三）职工的专业技术职务评聘。
（四）职工的奖励与处分。
（五）职工的工资、保险、福利待遇等。
（六）职工的培训与岗位技能评定等。
（七）其他记载个人重要社会活动的文件材料。
十一、其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。
关于印发《关于外商投资企业登记管理适用公司登记管理法规有关问题的执行意见》的通知
国家工商行政管理局
关于印发《关于外商投资企业登记管理适用公司登记管理法规有关问题的执行意见》的通知
国家工商行政管理局
各省、自治区、直辖市及计划单列市工商行政管理局：
现将《关于外商投资企业登记管理适用公司登记管理法规有关问题的执行意见》印发给你们，请认真贯彻执行。
附：关于外商投资企业登记管理适用公司登记管理法规有关问题的执行意见
为了依法保护公司、股东和债权人的合法权益，规范公司的设立行为，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）第八条和第十八条、《中华人民共和国公司登记管理条例》（以下简称《公司登记管理条例》）第七十五条以及国家有关外商投资企业法律、法规的规定，现
就外商投资企业登记管理适用《公司法》、《公司登记管理条例》的有关问题，提出如下具体执行意见：
一、《中华人民共和国中外合资经营企业法》（以下简称《合资法》）规定，中外合资经营企业的组织形式是有限责任公司。
外国投资者与国内企业共同投资设立有限责任公司，其中外方认缴出资额达到或超过注册资本总额百分之二十五的，仍适用《合资法》以及依照《合资法》制定的有关法规。该类企业应按照上述有关法规的规定办理审批、登记注册，核发《中华人民共和国企业法人营业执照》。
外国投资者认缴出资额不足注册资本总额百分之二十五的，应经国家对外经济贸易主管部门批准，按有关外商投资企业登记管理规定办理登记注册，核发《中华人民共和国企业法人营业执照》。
二、《公司法》规定，有限责任公司由二个以上五十个以下股东共同出资设立、《中华人民共和国外资企业法》（以下简称《外资法》）对外资企业的组织形式和股东人数未作规定。其《实施细则》规定外资企业的组织形式为有限责任公司，经批准也可以为其他责任形式。因此，非单
一投资主体投资设立的外资企业，符合《公司法》第二十条规定条件的，可以依据外商投资企业设立登记程序登记为有限责任公司，核发《中华人民共和国企业法人营业执照》。
单一投资主体投资设立的外资企业，经登记机关核准，可以登记为有限责任公司; 经批准，也可以为其他责任形式。符合企业法人条件的，仍按照《中华人民共和国企业法人登记管理条例》（以下简称《企业法人登记管理条例》）及其《施行细则》的规定登记注册，核发《中华人民共
和国企业法人营业执照》。
三、《中华人民共和国中外合作经营企业法》（以下简称《合作法》）对企业的组织形式未作规定。由于合作企业的基本形态不符合《公司法》的规定，因此，根据《公司法》第八条的规定，中外合作经营企业不得称为有限责任公司，符合企业法人条件的，仍应按照《企业法人登记管
理条例》及其《施行细则》的规定登记注册，核发《中华人民共和国企业法人营业执照》。
四、由于有关外商投资企业的法律对股份有限公司未做规定，外商投资的股份有限公司应按照下列原则进行登记注册:
（一）有外国投资者作为发起人设立的股份有限公司，其中外方投资者认购公司发行股份不足百分之二十五的，应按照《公司法》和《公司登记管理条例》的规定登记注册，核发《企业法人营业执照》。
（二）有外国投资者作为发起人设立的股份有限公司，其中外方投资者认购公司发行股份百分之二十五以上的，应按照外商投资企业的有关规定审批和登记注册，核发《中华人民共和国企业法人营业执照》。
（三）经批准在境外上市的股份有限公司，外资占公司股份百分之二十五以上的，视为外商投资企业，经审批机关批准并颁发《批准证书》后，应办理有关登记手续，换发《中华人民共和国企业法人营业执照》。
凡经国家对外经济贸易主管部门批准设立的股份有限公司，应在企业类别中标明中外合资股份有限公司字样。
五、外籍人作为股份有限公司发起人，其住所参照《中华人民共和国民法通则》第十五条的规定确认。
六、外商投资的有限责任公司和股份有限公司的名称登记管理，按照《公司登记管理条例》的第十一条、第十六条的规定执行。公司只能使用一个中文名称。经公司登记机关审查同意，可以在营业执照上标明一个外文名称。名称预先核准的程序，按照《公司登记管理条例》及有关专项
规定执行。
七、核发《中华人民共和国企业法人营业执照》的外商投资企业的登记事项，按照《企业法人登记管理条例》及其《施行细则》的规定执行。
实行认缴资本并应核发《中华人民共和国企业法人营业执照》的有限责任公司的登记程序，应按照《合资法》、《外资法》和《企业法人登记管理条例》及其《施行细则》的规定执行。
其他企业法人的登记程序，应按照《合作法》、《外资法》和《企业法人登记管理条例》及其《施行细则》的规定执行。
外商投资设立的金融机构，属于国家明确规定必须为实缴注册资本的，应按照有关规定办理。
外商投资企业登记事项发生变更，应按照有关规定办理变更登记，变更登记的程序按照原设立登记所依据的法规进行。
公司的变更事项涉及注册资本减少的，应向原审批机关申报，并依照《公司法》第一百八十六条的规定公告，持换发的《批准证书》，按照《公司登记管理条例》第二十八条的规定，向原登记机关办理变更登记。原登记机关应重新核定其经营范围。
八、外商投资的有限责任公司，董事长或执行董事为企业法人的法定代表人。外商投资的股份有限公司，董事长为企业法人的法定代表人。采取其他组织形式的外商投资企业，具有法人资格的，其法定代表人应在企业章程中规定。
九、外商投资企业的法定代表人任职资格，应符合国家法律、法规和有关专项规定。采用公司形式的外商投资企业的董事、经理的任职资格，应符合《公司法》第五十七条和第五十八条的规定。
十、登记为有限责任公司或股份有限公司的外商投资企业的注册资本，应符合《公司法》第二十三条第二款、第三款和第七十八条的规定。同时，应符合有关中外合资经营企业注册资本与投资总额比例的专项规定。
十一、中外合资经营企业合营一方向另一方或第三者转让部分或全部股权时，应依据《中华人民共和国中外合资经营企业法实施条例》第二十三条规定的条件和程序执行。转让后的股东人数应符合《公司法》的规定。
合营外方将全部股权转让给内资企业，有限责任公司股东均为内资企业的，应按照《公司法》及《公司登记管理条例》的规定办理变更登记，换发《企业法人营业执照》。
转让股权涉及变更企业类型（类别）的，应办理变更登记。变更登记后的企业，应符合拟变更企业类型（类别）的要求。变更登记时，应按照拟变更类型（类别）的设立条件提交有关文件。
十二、注册资本已经缴齐、生产经营活动正常的外商投资的有限责任公司的和股份有限公司，可以设立分公司。设立分公司的程序，按照《企业法人登记管理条例》及其《施行细则》的规定执行。
十三、外商投资企业投资各方的出资方式，仍适用《合资法》、《合作法》及《外资法》的有关规定。其中有限责任公司的出资方式，也可适用《公司法》第二十四条的规定。
十四、外商投资企业的登记公告，仍按照《企业法人登记管理条例》的规定执行，其中注册资本已经缴齐的有限责任公司的变更、注销登记公告，也可由企业自行发布。
十五、外商投资企业违反企业登记管理法规，应依据《企业法人登记管理条例》及其《施行细则》的有关规定处理。登记为有限责任公司的外商投资企业违反企业登记管理法规，凡《企业法人登记管理条例》及其《施行细则》没有规定的，可依据《公司登记管理条例》的有关规定处理
。
十六、除上述规定以及有关特别规定外，外商投资企业名称的登记管理、法定代表人登记管理、年度检验、注册资本与投资总额比例、出资管理和登记收费等，仍按照有关专项规定执行。
十七、在本规定执行前，已经登记设立的外商投资的有限责任公司，应按照国务院有关贯彻执行《公司法》的专项规定办理。
1995年7月18日
